BONTANG – Proses pencarian arsip lama kini tak perlu lagi dilakukan secara manual.
Penata Laksana Barang Terampil, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Bontang, Yolanda P. D. Sorreng, memperkenalkan inovasi berbasis digital bernama Dirgada atau Digital Arsip Barang Milik Daerah.
Inovasi ini hadir sebagai solusi, atas kendala pencarian arsip pengelolaan barang milik daerah yang selama ini masih dilakukan secara konvensional. Apalagi yang sudah lewat di triwulan pertama tahun 2024.
“Itu butuh waktu lama karena masih manual,” ujar Yolanda, Jumat (24/10/2025).
Kata dia, kehadiran Dirgada dirancang untuk mengoptimalkan sistem pengarsipan dokumen barang milik daerah di lingkungan DPMPTSP Bontang.
Melalui aplikasi berbasis web, seluruh arsip akan tersimpan dalam satu basis data yang terintegrasi.
Dengan digitalisasi ini, begitu aplikasi dibuka, semua arsip langsung muncul lengkap dengan kategori dan klasifikasinya.
“Jadi lebih cepat dan efisien,” jelas Yolanda.
Sebelumnya, proses pencarian arsip membutuhkan waktu karena petugas harus membuka lembar demi lembar dokumen fisik yang tersimpan di rak atau map.
Kondisi itu kerap memperlambat pekerjaan, terutama ketika data lama dibutuhkan untuk keperluan verifikasi atau pelaporan.
Melihat kondisi tersebut, Yolanda berinisiatif mengembangkan sistem digital sederhana agar pengelolaan arsip menjadi lebih modern.
“Saya berpikir bagaimana caranya supaya tidak lagi bergantung pada tumpukan kertas. Akhirnya kami mulai membuat konsep Dirgada, yang saat ini digunakan untuk internal pengelolaan barang,” jelasnya.
Meskipun baru diterapkan di lingkungan DPMPTSP, Yokanda berharap inovasi ini nantinya bisa diadaptasi oleh perangkat daerah lain di Kota Bontang. Ia meyakini digitalisasi arsip akan membantu meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi data aset daerah.
“Untuk memudahkan semua, saya mutusin untuk digitalisasi saja. Misalkan kita memanfaatkan satu website, database utamanya arsip,” jelas Yolanda P. D. Sorreng. (*/Asri)
